Stagiair Receptie

Het Kenniscentrum AD(H)D en ASS (KaaSS) begeleidt mensen met een gemiddelde tot hogere intelligentie in het omgaan met hun diagnose ADHD, ADD of ASS (Autistisch Spectrum Stoornissen, zoals Autisme en PDD-NOS). Deze begeleiding kan betrekking hebben op de privésituatie, school/studie of werk, maar ook op al deze levensgebieden. De gemiddelde tijd dat cliënten begeleid worden is drie jaar. Waarbij de intensiteit kan variëren tussen 6 uur per week en 1 uur per maand. 

Voor deze begeleiding hebben we 25 coaches in dienst die zowel op kantoor in Nijmegen, Arnhem, Boxmeer, Wageningen en Tiel cliënten begeleiden, als bij cliënten thuis of op hun werkplek. Daarnaast hebben we in Tiel en Nijmegen de BSB (Buitenschoolse Studie Begeleiding) waarbij we leerlingen vanaf ongeveer 8 jaar tot ongeveer 38 jaar begeleiden in de manier waarop zij studeren. 

Om dit allemaal te kunnen organiseren hebben wij in de binnenstad van Nijmegen ons kantoor staan. Van hieruit ondersteunen wij de coaches om hun cliënten te kunnen begeleiden. Bij de receptie komen alle telefoontjes binnen en worden cliënten en andere gasten ontvangen. 

Voor de receptie zijn wij op zoek naar een stagiair die, uiteraard na een inwerkperiode, zelfstandig een aantal taken kan uitvoeren. Je werkt samen met het receptieteam van het kenniscentrum onder supervisie van het management. Jouw werkdagen zijn in ieder geval maandag de hele dag. 

De taken die uitgevoerd moeten worden: 

• Ontvangen cliënten en/of ander gasten. De meeste cliënten kennen de weg en hebben alleen af en toe een kopje koffie of thee nodig of hebben een vraag. Meestal heb je te maken met mensen die voor hun kennismaking komen of andere gasten. Deze bied je wat te drinken aan en wijs je de weg. 

• Telefoon beantwoorden. Er kunnen allerhande mensen bellen, van mensen die op zoek zijn naar begeleiding tot mensen die bij sociale wijkteams werken en vragen over hun bewoner hebben en van bedrijven die onze diensten willen inkopen tot overheidsinstellingen. De meeste telefoontjes zullen worden doorverbonden of er zal een terugbelverzoek gemaakt moeten worden. Alle telefoontjes die niet doorverbonden worden moeten, worden vastgelegd in de digitale bellijst. 

• Brievenbus legen. Alle post wordt ingeboekt en verdeeld over de postvakken of de postmap voor het MT (Management Team), die dagelijks wordt uitgewisseld met het MT. 

• Mailbox verwerken. Er zijn verschillende mailboxen waarvan de mails doorgestuurd of verwerkt moeten worden. Jij bewaakt en verzorgt de mailwisseling omtrent de contracten in het sociale domein en het UWV. 

• Beheren agenda auto’s en coachruimten. 

• Intakes inplannen. Indien iemand zich aanmeldt moet er informatie naar deze persoon opgestuurd worden en een intake bij een coach worden ingepland. Persoon toevoegen als Aanmelding in het Clientvolgsysteem. 

• Ondersteunen van coaches bij het administratieve proces. Uiteenlopende vragen van scannen/printen van documenten die in/uit een dossier moeten tot zoeken naar documenten op Sharepoint. 

• Overige voorkomende taken als b.v. kantoorbenodigdheden bestellen.