Front Office Stagiair(e)

1. Over Urban Hotel The Golden Stork

Urban Hotel The Golden Stork is een modern stadshotel in Rijswijk, op korte afstand van Den Haag en de internationale Neherkade. Met 120 comfortabele kamers, een à-la-carterestaurant, vijf vergaderzalen en een sfeervolle bar, bieden wij zowel zakelijke reizigers als toeristen een warme, persoonlijke beleving. Onze missie is om elke gast nét dat stapje extra te geven, met aandacht voor duurzaamheid, lokale samenwerking en innovatie.

2. Functieomschrijving

Als Front Office Stagiair(e) loop je volledig mee op de receptie en ben je het eerste aanspreekpunt voor onze gasten. Je leert hoe je een professionele en gastvrije check-in en check-out verzorgt, telefoongesprekken afhandelt, reserveringen beheert en algemene gastenservice biedt. Je draait mee in het reële werkproces, zodat je vaardigheden in klantcontact, administratieve taken en probleemoplossing ontwikkelt.

Dagelijkse kerntaken :

• Gastontvangst & Check-in/Check-out:

  • Inchecken, uitchecken en welkomstwoord.

  • Toewijzen en uitleggen van kamervoorzieningen.

• Reserveringsbeheer:

  • Verwerken van boekingen via het systeem (PMS).

  • Beheren van betalingen, facturatie en borgprocedures.

• Gastenservice & Ondersteuning:

  • Telefonisch en per e-mail beantwoorden van vragen.

  • Assisteren bij verzoeken (extra bedden, wekdiensten, roomservice).

  • Coördinatie met housekeeping en technische dienst bij speciale verzoeken of klachten.

• Dagelijkse administratie:

  • Voorbereiden van rapportages (bezettingsgraad, omzet).

  • Opstellen van facturen en communiceren met Finance & Administratie.

• Multitasking & Communicatie:

  • Informeren van gasten over lokale bezienswaardigheden en transport.

  • Samenwerken met Sales & Marketing bij vragen over groepsboeking of evenementen.

3. Wat je leert en ontwikkelt

Tijdens je stage bij de Front Office leer je:

1. Professionele gastcommunicatie:

   • Effectief en vriendelijk omgaan met gasten, zowel face-to-face als telefonisch en via e-mail.

   • Internationale gastvriendelijkheid door omgang met Engelstalige (en andere talen) gasten.

2. PMS- en reserveringssystemen:

   • Werken met het Property Management System (bijv. Opera, Mews, of vergelijkbare software).

   • Tariefbeheer, beschikbaarheid controleren en speciale tarieven instellen.

3. Administratieve vaardigheden:

   • Facturatie- en betalingsprocedures volgens hotelstandaarden.

   • Dagelijkse rapportages maken voor de leidinggevende.

4. Gastbeleving optimalisatie:

   • Inspiratie opdoen hoe je gasten kunt verrassen met extra’s (welkomstdrankje, upgrade-opties).

   • Inzicht krijgen in upselling-technieken (bijv. kamerupgrades, late check-out, extra services).

5. Samenwerking & Teamwork:

   • Overleg met housekeeping, technische dienst en F&B om de gasttevredenheid te waarborgen.

   • De rol van front office binnen de totale hoteloperatie leren begrijpen.

4. Jouw profiel

Wij zoeken een stagiair(e) die:

• Enthousiast is over hospitality: Gastvrijheid en servicegericht denken zitten in jouw DNA.

• Klantgericht & servicegericht: Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en beheerst Engels (minimaal B2-niveau).

• Proactief en leergierig: Je pakt eigen initiatief en leert snel nieuwe systemen.

• Administratief nauwkeurig: Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail bij facturatie en rapportages.

• Stressbestendig & flexibel: Hotelwerk kan hectisch zijn: je blijft rustig, zelfs tijdens piekmomenten.

• Teamspeler: Je werkt graag samen en ondersteunt collega’s als dat nodig is.

• Beschikbaarheid: Je bent bereid om incidenteel in de vroege ochtend, avonduren of in het weekend te werken (in goed overleg met je stagebegeleider).

5. Begeleiding en Ontwikkeling

• Stagebegeleider: Je krijgt een vaste stagebegeleider op de afdeling Front Office toegewezen.

• Inwerkprogramma: Een introductieweek waarbij je kennismaakt met collega’s, systemen en hotelprocedures.

• Interne trainingen: Workshops over hospitality, telefoontechnieken, gastpsychologie en taalvaardigheid.

• Feedbackmomenten: Wekelijkse voortgangsgesprekken om je leervorderingen te bespreken en doelen te stellen.

• Eindbeoordeling: Aan het einde van je stage ontvang je een evaluatieverslag dat je kunt toevoegen aan je portfolio voor school.